Wat als de werkvoorraad niet op orde is? Daar heeft Enovation Medimo een oplossing voor bedacht: digitaal voorraadbeheer. Een belangrijke stap voor organisaties waarmee zorgpersoneel niet langer misgrijpt uit de kast met medicatie die bedoeld is als noodvoorziening. Ook zorgorganisatie Maaswaarden uit Noord-Brabant ging over. Hoe verliep dat en hoe werken ze er nu mee?
Miranda Verbeek is kwaliteitsverpleegkundige bij Maaswaarden en daarnaast lid van de Veiligheidscommissie Medicatie. Vanuit die commissie is gekeken of de organisatie kon gaan werken met een digitale werkvoorraad. En zo kwamen ze uit bij Enovation Medimo. Ook Weynand Simon is betrokken geweest bij de implementatie vanuit zijn rol als IT adviseur en applicatiebeheerder voor Maaswaarden. Beiden zijn oudgedienden van de organisatie: Miranda werkt er al 10 jaar en Weynand 14 jaar. Dan rijst de vraag: hoe houd je het zo lang vol op één plek?
Beiden moeten een beetje lachen en noemen direct dat het prettig is om voor een kleine organisatie te werken. Weynand: “We hebben daardoor veel verschillende petten op. Dat maakt ons werk afwisselend, uitdagend en interessant. We weten elkaar te vinden en kunnen zo sneller beslissingen nemen.” Miranda beaamt dat: “Het ons-kent-ons gevoel, iedereen kent elkaar vrij goed.”
Werkvoorraad toe aan digitalisering
Maaswaarden is eerder gestart met digitaal aftekenen met Medimo. Weynand: “We wilden af van papier, de kans op fouten verkleinen en toe naar een uniforme werkwijze. Digitaal werd ook steeds meer omarmt door ons zorgpersoneel, zoals het ECD (Elektronisch Patiënten Dossier). Zo gingen we stapje voor stapje verder.”
En zo kwamen ze bij de werkvoorraad. Dat daarin iets moest veranderen bij Maaswaarden was duidelijk, zo legt Miranda uit: “Ons meldsysteem gaf aan dat medicatie in de werkvoorraad niet klopte. Ook was de procedure hiervoor achterhaald en bovendien niet ‘hufterproof’. We hadden veel werk om dit achteraf te herstellen en ook de koppeling met de systemen van artsen verliep niet soepel. Daardoor was de medicatieopdracht vaak onduidelijk. Al die issues zijn we gaan bundelen en hebben ons de vraag gesteld: hoe kunnen we dit verbeteren in onze organisatie?” De conclusie was om dit proces te gaan digitaliseren en zo meer grip te krijgen op wat er aan medicatie in en uit gaat. Ook hier viel de keuze op Medimo.
Theorie en praktijk
Zoals Weynand al aangaf, was de digitale trend ingezet binnen Maaswaarden. Maar ondanks dat blijft goede begeleiding van zorgpersoneel belangrijk, zeker bij iets nieuws. Miranda: “Dat hebben we een beetje onderschat. Qua communicatie en project was alles op orde, maar in de praktijk bleek dat we wat meer werk moesten verzetten om iedereen er goed mee te laten werken.” En hoe gaat dat nu? Miranda vervolgt: “Makkelijker. Zorgpersoneel heeft er nu mee gewerkt, er wordt wat in de werkvoorraad gelegd en wat eruit gehaald. En dan is hun reactie vaak: ‘óh, zit dat zo? Dat is handig.’ Verder kun je in de historie terugzien wie wat wanneer ergens uit de voorraad heeft gehaald. In het begin begrepen we niet helemaal hoe de parameters werkten en hoe het precies moest met bestellen, maar nu wel. Een computer denkt anders dan wij en dat moet je begrijpen.”
Support
Weynand: “Ondersteuning vanuit Medimo is hierin belangrijk en wij hebben hier dan ook gebruik van gemaakt. Zodat er een werkbare situatie ontstaat tussen ons, de apothekers en de artsen. En als het eenmaal werkt, pluk je er de vruchten van.” Miranda vindt dat ook: “Ja, en dan kunnen we laten zien dat we hierin vooroplopen. Het is echt een innovatie. Ook vond ik dat Hélène Herlaar van Medimo tijdens dit project goed benaderbaar en bereikbaar was.”
Hélène: “Goed om te horen. Als de nood hoog is en ze bellen, kijk ik graag live mee in het systeem. Dan laat ik stap voor stap zien wat ze moeten doen. Dat persoonlijke contact is prettig.”
Zo helpen wij met digitaal voorraadbeheer
Sabine Eijkelhoff van Medimo weet hoe belangrijk zo’n werkvoorraad is en helpt organisaties dit slim in te richten. Lees haar verhaal
