Robert de Wit stuurt als Operationeel Manager bij Medimo het vijfkoppige team van projectmanagers aan. Op jaarbasis verzorgt dit ervaren team zo’n 400 implementaties van Medimo bij bestaande en nieuwe klanten. Die implementaties variëren van een paar uur doorlooptijd tot een paar maanden. “Bij elke fase leiden we de klant netjes om de valkuilen heen.”
Roberts team is zeer gevarieerd en bestaat uit een apotheker, twee medewerkers die zijn doorgegroeid vanuit de helpdesk, een ervaren consultant en een apothekersassistente. “We hebben dus én technische kennis én zorgkennis in huis. We vullen elkaar perfect aan, weten elkaar te vinden en vormen samen een goed geoliede machine.”
Implementatieplan
Met die onderlinge synergie zorgen deze teamleden ervoor dat zorgorganisaties aan de slag kunnen met het elektronisch voorschrijven van medicatie en het elektronisch registreren van toediening. Hoewel de implementatie van Medimo altijd maatwerk is, verloopt deze grofweg volgens een aantal stappen. Robert: “Voor de wat kleinere klanten hebben we een basis implementatieplan geschreven, waarmee de klant met minimale inzet binnen een paar weken over kan. Bij grotere klanten bepalen we eerst samen de contouren van het plan van aanpak en plannen we vervolgens een kick-off. In alle gevallen zetten we binnen no time een handige online projectomgeving op waarin we gedurende de hele implementatie werken. Deze omgeving wordt gevuld met alle taken die we samen met de klant moeten oppakken waardoor het risico dat we iets vergeten flink verkleind wordt.”
Goed luisteren
“Ons team verzamelt alle relevante informatie rondom de klant,” vervolgt Robert. “Welke locaties zijn er, met welke teams en afdelingen hebben we te maken, wat zijn de verschillende functies en de bijbehorende werkprocessen? Kortom: wie doet precies wat in het medicatieproces? Goed luisteren is hierbij key; alleen als we honderd procent helder hebben wat de wens van de klant is, kunnen we goed helpen. Horen we dat de medicatievoorschriften op verschillende locaties van een zorgorganisatie in de loop der tijd uiteen zijn gaan lopen? Dan is de implementatie van Medimo hét moment om dit te gaan straktrekken en besteden we hier extra aandacht aan. Zo wordt de lancering van Medimo voor een organisatie veel meer dan puur een technisch iets. Het is het moment om slimmer en zorgvuldiger te gaan werken.”
Informatieveiligheid
“We besteden direct vanaf de start veel aandacht aan informatieveiligheid. Door de risico’s te inventariseren, sluiten we vervelende verrassingen uit. Zo maken we backup-plannen en gaan aan de slag met allerlei vraagstukken. Wat doe je als Medimo of je internetverbinding wegvalt’? Hoe deel je op een veilige manier gevoelige bestanden met partners? Ik zie het echt als onze verantwoordelijkheid om klanten bewust te maken van het belang van informatieveiligheid.”
De menselijke maat
Voorafgaand aan de livegang bereidt het team van Robert ook de koppelingen met partners of met elektronische cliënten- en patiëntendossiers voor. “We wisselen beveiligingscertificaten uit en houden de werkwijze van de zorgorganisatie aan tegen de mogelijkheden van Medimo. Een cruciaal moment voor het slagen van het project!”
Medimo is niet alleen ‘van de techniek’ maar weet ook dat de menselijke maat ontzettend belangrijk is bij implementatie. Tenslotte heeft Medimo impact op het dagelijks werk van medewerkers. “We weten dat je niet alleen vanuit de projectgroep beslissingen moet maken maar hierbij ook zoveel mogelijk de eindgebruikers moet betrekken. Zo creëer je draagvlak en neem je mensen mee. Bovendien wordt de toepassing van Medimo alleen maar beter als we ieders input meenemen. Een valkuil in deze fase is dat je iemand vergeet, zoals een externe apotheker. Wij helpen organisaties om netjes om deze valkuil heen te wandelen.”
Korte lijntjes
Is de voorbereiding helemaal rond? Dan gaat de inrichtingsdesk aan de slag met het inrichten, testen en uitrollen. De lijntjes tussen deze techneuten en Roberts team zijn kort zodat eventuele uitdagingen snel verholpen worden. “Alle data worden in Medimo gezet, gecontroleerd en getest totdat alles helemaal klopt. Vervolgens bereiden we ons voor op de livegang. Die verloopt soms in één keer, soms in stapjes. Om iedereen wegwijs te maken, plannen we trainingen voor medewerkers en functioneel applicatiebeheer.”
Helpdesk standby
Na de livegang staat een organisatie er niet ineens alleen voor, laat Robert weten. “Onze helpdesk blijft standby staan en is altijd beschikbaar. In het helpdesk-team zitten ook experts die helemaal toegewijd zijn aan uitdagingen rondom inrichting en livegang; zij helpen klanten met opstartproblemen snel weer op de rit.”
“De basis van ons implementatieproces staat goed,” besluit Robert. “We kunnen nu gaan kijken naar hoe het in de toekomst nóg beter kan. Dit jaar zijn we begonnen met de APK, waarbij we in een halve dag door Medimo lopen en kijken waar ruimte is voor verbetering en optimalisatie. Zijn alle nieuwe releases netjes geïmplementeerd? Zijn er nieuwe beheerders binnen de organisatie die nog getraind moeten worden? Worden alle mogelijkheden benut? Zo zorgen we dat de klant het optimale uit Medimo kan halen. Mooie bijvangst: met deze APK ontlasten we onze helpdesk!”
