Zorgorganisatie Vanboeijen is specialist in complexe ondersteuningsvragen voor mensen met een verstandelijke beperking. Vanuit de gedachte ‘ieder mens is uniek en waardevol’ bieden zij kinderen en volwassenen een echt thuis. Dat doen ze op maar liefst 100 zorglocaties in Drenthe en net daarbuiten. Han Buruma is projectleider bij Vanboeijen en bijt zich graag vast in complexe veranderingen binnen de zorg. En daar is de overstap naar Medimo er een van.
De zorgorganisatie gebruikt bijna de volledige set aan modules van Medimo, waaronder het elektronisch voorschrijven en digitaal aftekenen. Daarmee is een flinke slag geslagen in de zorgvuldigheid, en daarmee veiligheid: “Medicatie toedienen is een kritisch proces, dus is het belangrijk dat dit goed gebeurt. Als bijvoorbeeld de tijd dreigt te verlopen waarop een medicijn toegediend moet worden, zie je een rood vlaggetje in Medimo. En tja, wij houden niet van rode vlaggetjes!”, glimlacht Han.
“Een project uit het boekje”
Een soepele implementatie van een geavanceerde applicatie als Medimo binnen zo’n grote zorgorganisatie, valt of staat met een prettige samenwerking. Misschien een open deur, maar niet minder waar. Han: “Als je een klik hebt met je projectgroepleden, gaat alles veel makkelijker. Zo werkte ik samen met Miriam Panis van Medimo; een deskundige, gedreven projectleider die heel betrokken was bij de implementatie. Twijfelde ze ergens over? Dan betrok ze mij er direct bij. Dat is een plezierige manier van samenwerken die we ook naar elkaar hebben uitgesproken.” Hij voegt er aan toe dat het echt een “project uit het boekje was”.
Projectmanagement van deze omvang vraagt vast om veel samenkomen in real life, zou je denken. Maar niets is minder waar: Han werkte een slordige 6.000 kilometer verderop. Hij leidde de implementatie van Medimo in de opstartfase namelijk enkele maanden vanuit Canada, waar zijn vriendin tijdelijk zat voor haar werk. En wat bleek? De oceaan tussen Han en Medimo bleek geen belemmering in de samenwerking.
Aandacht voor de zorgmedewerker
Natuurlijk zijn er óok bij een ‘project uit het boekje’ de nodige uitdagingen. Want, zoals Han zegt over de keuze voor Medimo: “Het blijft vanuit onze zorgorganisatie een top-down beslissing. Dat we ermee gaan werken is een feit.” Vanboeijen vond het dan ook heel belangrijk om alle zorgmedewerkers goed mee te krijgen, zodat de overgang naar Medimo prettig zou verlopen. Zo werden verpleegkundigen ingezet die al ervaring hadden met Medimo bij eerdere werkgevers. Ook werden e-learnings van Medimo gebruikt. En ook daarbinnen is het in de opstartfase even uitvogelen wat werkt: staat bijvoorbeeld alles erin wat we nodig hebben? Welke medewerker heeft een fysieke cursus nodig en wie niet? Hoe dan ook, de behoefte aan verandering was groot, zegt Han: “Veel medewerkers zaten erom te springen, want werken met papier brengt veel risico’s met zich mee en is gewoon niet meer van deze tijd.”
Papieren monster
Digitaliseren met Medimo is voor Vanboeijen dus een flinke stap in de veilige richting: “Als de arts nu iets wijzigt in de medicatie, is dat direct zichtbaar voor de zorgmedewerker. Geen papieren recepten meer, waardoor de kans op fouten kleiner is. Een andere mooie verandering is dat het systeem jou verplicht om dubbel af te tekenen bij medicatie waar meer risico’s aan zijn verbonden.” Ook heeft van Vanboeijen met Medimo een aardige verduurzaming in gang gezet. Han voegt er een beeldend voorbeeld aan toe: “Je hoeft nu geen stapels papier meer te verschepen naar de woning van de cliënt. Dat zijn bij elkaar opgeteld stapels van een halve meter per dag!”
Bol.com achterna?
Han en Medimo zijn na de implementatie niet bepaald achterover gaan leunen. Want een applicatie mag altijd beter, nuttiger, vriendelijker. Zo kan Vanboeijen met Medimo nu ook digitaal hulpmiddelen bestellen. Han: “Dat maakt het makkelijker, maar zorglocaties die bijvoorbeeld veel spuiten moeten bestellen, moeten dit wel steeds apart opzoeken en aanvinken in het systeem. Het zou helpen als je jouw favorieten bij elkaar kunt zetten.” Een beetje gekscherend sluit hij af: “Zoals bij de app van Bol.com, hoe mooi zou dat zijn?”
