Parnassia Groep is specialist in geestelijke gezondheid. Een zorgorganisatie van formaat, met jaarlijks zo’n 180.000 cliënten en met ruim 13.500 professionals waarvan 1.000 voorschrijvers. Parnassia Groep is een nieuwe (en de grootste) klant van Medimo. Directeur en psychiater Bas van der Hoorn blikt samen met projectleiders Kees Schenkels en Karin Palmen terug op wat hij ‘een passende digitale transformatie’ noemt. (Op de foto van links naar rechts alle betrokkenen: Medimo Projectmanager Mathijs Vreemann, Bas van der Hoorn, Karin Palmen, Medimo Projectmanager Miriam Panis, Apotheker Brocacef Joost Crommentuijn en Kees Schenkels).
Het werd voor Bas van der Hoorn (die naast directeur en psychiater ook Chief Medical Information Officer is en zich in die rol samen met zorgprofessionals en IT hard maakt voor beter toepasbare zorgapplicaties) steeds duidelijker: het zorgaanbod van zijn organisatie kon beter als de patiëntsystemen naar een hoger niveau getild zouden worden. “Als psychiater werk ik zelf elke dag met onze zorgsystemen. Ik kon niet anders dan constateren dat het efficiënter, sneller en veiliger moest. Tevredenheidsonderzoeken onder gebruikers bevestigden mijn gevoel. We besloten in te zetten op een versnelling in de digitale transformatie. Daartoe moesten we eerst onze IT-basis op orde hebben. We keken eerst naar onze servercapaciteit, vernieuwden onze wifi en moderniseerden onze digitale architectuur. Vervolgens gingen we op zoek naar applicaties die bij onze nieuwe digitale omgeving passen en behandelaars beter ondersteunen – nu en in de toekomst. Voor medicatie kwamen we uit bij Medimo.”
LSP
De wensen van Parnassia Groep waren talrijk én helder. De organisatie wilde gebruik kunnen maken van het Landelijk Schakelpunt voor het opvragen van een actueel medicatieoverzicht en het aanleveren van medicatiegegevens aan andere zorgaanbieders. Ruim 200 afdelingen van Parnassia Groep moesten gebruik kunnen gaan maken van elektronische toedienregistratie. Hieronder vielen niet alleen klinieken, maar ook uitgiftepoli’s en een aantal beschermd wonen-locaties. Medimo werd flink uitgedaagd op technisch vlak. Zo moesten er niet één maar twee ECD’s aan Medimo gekoppeld worden, waarbij er honderden cliënten waren die in beide ECD's zitten maar slechts één medicatiedossier hebben in Medimo. En niet alleen de omvang van Parnassia Groep vroeg om extra technische know-how, maar ook de vele verschillende processen die de organisatie kent.
Techniek en communicatie
In juni ging het traject van start. Samen brachten Medimo en Parnassia Groep cliënten, afdelingen en medicatieprocessen in kaart. Omdat het ging om een grote organisatie met een enorme hoeveelheid medicatie-administratie, werden extra overlegsessies ingepland. Karin: “Vanuit elk zorgbedrijf werden Medimo adoptieteams samengesteld met afvaardigingen vanuit alle zorgbedrijven. We namen deze teams vanaf dag één stap voor stap mee in wat er stond te gebeuren en lieten de teamleden meedenken over inrichtingsvraagstukken. Zo zorgden we dat we niks over het hoofd zagen. De gebruikers werden vervolgens getraind. Medimo had de basistrainingen, klassikale scholingen en e-learnings al op de plank liggen. Met een paar Parnassie Groep-accenten werden het trainingen op maat voor onze voorschrijvers en toedieners.”
Meteen goed
Vanwege de omvang van het project en het grote belang van veilige medicatiezorg werd niet over één nacht ijs gegaan. Tot twee keer toe werd de livegang op het laatste moment uitgesteld. Dat had mede te maken met het feit dat gaandeweg het traject besloten werd dat ook alle ambulante medicatie over moest op Medimo om de voorschrijvers zoveel mogelijk te ontlasten en de medicatieveiligheid te waarborgen. Bas: “Het moest gewoon meteen goed zijn en dat was het nog niet. We waren er nog niet klaar voor. Na een korte stop konden we vervolgens alsnog vol vertrouwen verder. Het vroeg van iedereen de nodige flexibiliteit.” Spannende momenten te over in dit megaproces. Kees: “Ik herinner me nog levendig hoe het voelde om op maandagochtend na het eerste conversieweekend de knop om te zetten zodat voorschrijvers aan de slag konden met Medimo. Zouden ze erin kunnen? Komen er veel telefoontjes? Het bleef gelukkig oorverdovend stil.”
Draagvlak
Ook apotheek Brocacef-Den Haag waar Parnassia Groep mee samenwerkt moest overstappen. De implementatie bij de apotheek werd vanuit Medimo begeleid door een speciaal daarvoor aangestelde projectmanager. Kees: “De begeleiding vanuit Medimo is super verlopen.”
Bas: “De grootste uitdaging bij onze digitale transformatie? De digitale behandelbereidheid binnen onze organisatie heeft echt veel aandacht nodig. Niet alle collega’s zijn even digivaardig en er zijn wat negatieve ervaringen met gebruiksonvriendelijke applicaties in het verleden. Ik snap het wel. De livegang vroeg dan ook behoorlijk wat van leidinggevenden, die echt aan draagvlak moesten bouwen binnen hun teams. Mede dankzij hun inzet en de training en begeleiding van Medimo kijk ik terug op een van de meest geslaagde implementaties van de afgelopen tien jaar. Bij een grote operatie als deze zijn er altijd restpunten. Die pakken we nu, samen met Medimo, voortvarend op.”
De toekomst is nu
Na alle inspanning rondom de livegang, is het nu tijd om te oogsten. Bas: “Met Medimo hebben we een veel beter cliëntbeeld wat betreft medicatiegebruik. Waar ik voorheen soms aan de client zelf moest vragen wat hij of zij voor medicatie gebruikt, zie ik dat nu in één oogopslag. Medimo is bovendien vriendelijk in gebruik; ik heb geen handleiding nodig om ermee te werken. Ik kan met Medimo beter en doelmatiger voorschrijven. Ik hoor dit ook terug van mijn collega’s op de poliklinieken. De toekomst staat nú voor de deur. Met Medimo zijn we daar klaar voor.”
Succes
De reacties op Medimo zijn heel goed, vertellen Karin en Kees. “De collega’s vinden het een verbetering, gebruiksvriendelijk en overzichtelijk,” aldus Karin. Kees: “Als je bedenkt dat bij de livegang 4.000 mensen in één klap met Medimo moesten gaan werken en je ziet hoe weinig problemen dit heeft opgeleverd, kun je zeker spreken van een succes.”
Kees: “Er is natuurlijk altijd wat gepiep en gekraak bij zo’n groot project. We zijn nog niet klaar en moeten hier en daar nog wat problemen oplossen. Maar onder de streep is alles echt super goed verlopen. Medimo biedt ons mooie kansen voor de toekomst. Het is een partner voor ons en we kunnen leren van elkaar. Wij hebben de praktijkkennis, Medimo de technische know-how én veel praktijkervaring. We blijven de komende jaren zéker samen optrekken in het verder optimaliseren van de medicatiezorg voor onze cliënten!”
